Formulario I-9: verificación de elegibilidad de empleo paso a paso

Qué es el I-9 y quién debe tenerlo

• Todo empleador debe completar un I-9 para cada persona contratada en Estados Unidos.
• El empleado completa la Sección 1 con sus datos personales y estatus de autorización de empleo.
• El empleador completa la Sección 2 dentro de los tres días hábiles posteriores al inicio del trabajo.
• No se envía a USCIS, pero debe conservarse por tres años después de la contratación o un año después de la terminación, lo que dure más.

Documentos que se pueden presentar

• Lista A: identidad y autorización de empleo al mismo tiempo (pasaporte estadounidense, green card, permiso de trabajo EAD, pasaporte extranjero con sello de I-94 autorizado).
• Lista B: identidad (licencia de conducir, tarjeta de identificación estatal, tarjeta de Seguro Social solo si tiene foto).
• Lista C: autorización de empleo (tarjeta de Seguro Social sin restricciones, certificado de nacimiento, certificado de naturalización).
• Se presenta un documento de la Lista A, o uno de la Lista B más uno de la Lista C.

Cómo se llena sección por sección

• Sección 1: nombre completo, otros nombres usados, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social, estatus de ciudadanía o inmigración, y firma del empleado.
• Sección 2: el empleador revisa los documentos originales, anota el título, número de emisor y fecha de vencimiento de cada uno, y firma con fecha dentro del plazo de tres días.
• Sección 3: se usa para renovaciones, cambios de nombre o reinstalaciones dentro de los tres años.
• No se aceptan copias ni documentos vencidos, salvo las extensiones automáticas que USCIS anuncia por aviso.

Errores comunes que causan multas

• Dejar la Sección 1 o la Sección 2 incompleta o sin firmar.
• Aceptar documentos vencidos o que no aparecen en las listas aceptadas.
• No completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles.
• Corregir errores tachando sin inicial y fecha al lado.
• Destruir el I-9 antes del tiempo de retención exigido.
• Pedir documentos específicos al empleado; el empleador solo puede verificar los que la persona elige presentar de las listas permitidas.

Cómo lo maneja un paralegal laboral o de inmigración

El paralegal revisa que cada I-9 esté completo antes de una auditoría, organiza los archivos por empleado, controla las fechas de vencimiento de documentos como el EAD y prepara una lista de verificación para contrataciones nuevas.

También puede entrenar al personal de recursos humanos para que no pida documentos de más ni discrimine por nacionalidad, y puede coordinar la respuesta si ICE o el Departamento de Justicia solicitan los registros.

Preguntas frecuentes

¿El I-9 es lo mismo que el permiso de trabajo?

No. El I-9 es el formulario de verificación que completa el empleador. El permiso de trabajo es el EAD, que se solicita con el I-765 y es uno de los documentos que se pueden presentar para el I-9.

¿Puedo usar una copia del pasaporte para el I-9?

No. El empleador debe revisar los documentos originales. Solo en circunstancias especiales, como una auditoría remota autorizada, se aceptan copías; el procedimiento normal exige original.

¿Qué pasa si el empleador no completa el I-9?

Puede recibir multas por cada formulario faltante o incorrecto, y en casos graves sanciones penales. Por eso las empresas auditan sus I-9 antes de que lo haga el gobierno.

¿Un paralegal puede auditar I-9?

Sí, bajo la supervisión de un abogado laboral o de inmigración. El paralegal organiza los registros, detecta faltantes y prepara correcciones, pero no representa al empleador ante una agencia ni da consejo legal sobre sanciones.

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